نصائح مفيدة

كيفية تنظيم مؤتمر عبر الإنترنت

Pin
Send
Share
Send
Send


كقاعدة عامة ، تتولى الشركة تنظيم حدث تجاري عندما تنشأ أولاً مشكلة ملحة تقلق المجموعة المستهدفة ، وثانياً ، يتركز هذا الجمهور المستهدف ويمكن تحقيقه (أي أن الشركة لديها قاعدة البيانات اللازمة).

بمعنى أوسع ، المؤتمر عبارة عن مزيج من أربعة مكونات:

  • معلومات عن حالة الصناعة (تحليلات ، توقعات للمستقبل ، مبادرات تشريعية) ،
  • فرص الاتصالات مع الزملاء والخبراء والمسؤولين الحكوميين والعملاء المحتملين والموردين والشركاء ،
  • الخبرة العملية للشركات
  • مواد المؤتمر (مجموعة التقارير والتقارير التحليلية والمنشورات المواضيعية وقائمة المشاركين).

تستغرق عملية إعداد حدث رئيسي في الصناعة من أربعة أشهر إلى سنة. من الناحية الهيكلية ، يمكن أن يميز عدة مراحل رئيسية ، وفي كل منها يمكن للمنظمين انتظار المزالق:

  1. تحديد مواضيع المشروع المستقبلي والجمهور المستهدف.
  2. تطوير برنامج مفصل ، دعوة للمتحدثين.
  3. الترويج للمؤتمر من خلال قنوات مختلفة - وسائل الإعلام والمبيعات.
  4. منظمة (اختيار الموقع ، والمطاعم ، والمعدات).
  5. بعد المؤتمر - دعم المعلومات للمندوبين والمنشورات حول الحدث.

لعبت الدور الأكثر أهمية عن طريق تحديد موضوع الحدث في المستقبل. إذا ارتكبت خطأ في هذه المرحلة ، فلن تجعل المؤسسة الرائعة بالكامل ومديري المبيعات الموهوبين من المؤتمر حدثًا مهمًا يجمع بين اللاعبين الأساسيين في هذه الصناعة.

عند اختيار سمة ، اختبرها بعدة طرق. حدد المربع إذا كانت إجابتك "نعم":

  • هل لديك قاعدة اتصال لجمهورك المستهدف؟
  • هل نجحت أحداث مماثلة في شركتك ، في شركة منافسة أو في الخارج؟
  • هل حصلت على تقييم إيجابي من العديد من خبراء الصناعة الخارجيين؟
  • هل حصلت على تقييم إيجابي من المشاركين المحتملين في المؤتمر؟
  • خلال هذه الفترة ، لا يوجد منافسة جادة بين أحداث مواضيع مماثلة؟
  • خلال الاستطلاع ، هل وجدت أشخاصًا يريدون التحدث ومن هم مؤهلون لمستوى المؤتمر؟

الإجابات الإيجابية ، والمزيد من الفرص لتنفيذ مشروع ناجح.

ينبغي أن يكون موضوع المؤتمر متعدد الأوجه ، وأن يؤثر على مصالح جميع المشاركين في السوق ، وينبغي أن يعقد الحدث في الوقت "المناسب". أنجح فترة في هذا الحدث هي الوقت المناسب لتعديل التشريعات والسياسة العامة في قطاع معين من الاقتصاد. لذا ، ساهمت التغييرات الهائلة في الجزء الرابع من القانون المدني للاتحاد الروسي هذا العام في نجاح مؤتمري "حماية حق المؤلف والحقوق المجاورة: القضايا الموضعية" و "حماية العلامات التجارية" من دورة "الملكية الفكرية".

في المرحلة الأولية ، اكتب جميع الأفكار الأكثر عنفًا وغير المتوقعة دون تردد. قم بتجميعهم حول فكرة مركزية: من يدري ، ربما سيصبح أحدهم أهم ما يميز مشروعك ويميزه عن عشرات الأحداث المهنية الأخرى؟

تعتبر مكبرات الصوت ومحتوى النجوم مفتاح النجاح

من الواضح أن شهرة الشركة التي يمثلونها والموقف والخبرة التي يمكنهم مشاركتها تلعب دوراً كبيراً في دعوة المتحدثين. أما بالنسبة لمحتوى التقرير ، فإن النموذج المثالي ، من وجهة نظر تصوره ، هو مثل هذا الهيكل: تغطية الوضع العام في الصناعة - 25 ٪ ، حالات - 50 ٪ ، مناقشة المواضيع التي تمت تغطيتها - 25 ٪.

إذا كنت قد شاركت في المؤتمرات من قبل ، فأنت تعرف ما هي الشكوى الأكثر شيوعًا بين المندوبين: "كان محتوى التقرير يُعلن بصراحة ، وهناك القليل من البيانات والأرقام الملموسة!" حتى مع إشراك أحد كبار المديرين في إحدى الشركات الدولية الكبرى في خطاب ما ، فهناك خطر من أن التقرير بأكمله سيتحدث عن قصة عن مدى جودة الشركة وكبرها. تتمثل مهمة مدير المشروع في إبلاغ المتحدث بأنه لا يتحدث عن نفسه ، ولكن حول ما يثير اهتمام الجمهور ، وإلا فقد تفقد اهتمام وثقة المشاركين في المؤتمر.

يعتمد برنامج المؤتمرات المختصة على عدة مبادئ أساسية:

  • من النظرية والرؤية العامة لدراسات الحالة ،
  • بدقة وفقا للوقت المخطط ،
  • من القطاع الكلي إلى القطاع الصغير (أو من مشكلة الصناعة إلى مشاكل المشاركين في السوق) ،
  • من النصي إلى النقاش والمناقشة.

كيفية الترويج للمؤتمر؟

عندما يتم تشكيل المنتج ، تكون مهمة المسوق هي إبلاغ المجموعة المستهدفة به. بالطبع ، إنها مثالية للحصول على دعم وسائل الإعلام الفيدرالية. ومع ذلك ، يجب على المرء أن يتذكر أن تحقيق هذا الدعم يمكن أن يكون صعباً ، كثيف العمالة ومكلفة. في بعض الأحيان يكون الوصول إلى الجمهور المستهدف أسهل بكثير عن طريق توصيل المعلومات حول الحدث من خلال منشورات الصناعة الاحترافية ، والتي من المحتمل أن يقرأها عميلك.

من ناحية ، فإن أدوات الترويج للمؤتمر نادرة إلى حد ما. كل شيء يقتصر على أدوات التسويق المباشر. من ناحية أخرى ، فإن تطور الأدوات والاستجابة لمختلف الطرق تتطور باستمرار. أعتقد أن صفحات مجلة Marketing Management تحدثت مرارًا وتكرارًا عن الاتجاه العالمي - تخصيص المبيعات. يجعل هذا الاتجاه المنظم باستمرار الاستثمار في قواعد البيانات ، وتخصيص المعلومات بدقة ، ومراقبة الاستجابات عبر جميع قنوات الترويج ، والاستثمار في التقنيات الجديدة - من أجل تعزيز الاستخدام الدقيق للمصادر التي تستخدم من خلالها CA لتلقي المعلومات حول اتجاهات السوق.

مزيج المختصة من جميع المصادر مهم أيضا. لا تعتمد الاستجابة للمبيعات والترويج على خطة الترويج والمبيعات فحسب ، بل تعتمد أيضًا على سياسة تسعير عضوية. وبالتالي ، عند الإعلان عن خصم 25 ٪ للتسجيل المبكر ، يجب علينا التأكد من أنه قبل أسبوعين من نهاية الفترة المشار إليها سوف يتلقى المفوض هذه المعلومات من جميع المصادر. سيتيح لك ذلك الحصول على ما يصل إلى 40٪ من الإيرادات قبل 10 أسابيع من الحدث.

تعد المبيعات المباشرة واحدة من أكثر الطرق فعالية لجذب المندوبين إلى مؤتمرات الأعمال. يصعب المبالغة في تقدير دور مدير مبيعات الهاتف الاحترافي عند الترويج للمؤتمرات. نحن في Infor-Media نستثمر الكثير في تدريب الموظفين وتحفيزهم والاحتفاظ بهم ، لأن نمو الخبرة يؤثر على حجم المبيعات. لذلك ، تم تصميم هيكل إدارتنا بحيث يتخصص المدراء في قطاعات معينة من السوق: العقارات ، الاتصالات السلكية واللاسلكية ، الخدمات اللوجستية ، المالية ، التسويق ، الضرائب والقانون ، النفط والغاز.

كل هذا يوفر خدمة جيدة ، وبالنسبة لأي شركة منظمة ، تعتبر الخدمة واحدة من أهم المزايا التنافسية.

الإبداع في تنظيم المشروع

سئم كبار المديرين والمتخصصين في الشركات من سلسلة من الأحداث من نفس النوع ، بحيث يمكنك وينبغي عليك تنويع تنسيق الحدث الخاص بك عن طريق تضمين جلسات موازية ، وموائد مستديرة ، ومنح جوائز احترافية ورحلات في الجدول. على سبيل المثال ، كان قرارًا مثيرًا للاهتمام للمؤتمر "عمل شركة إدارة في كائن عقاري تجاري" زيارة إلى مركز التسوق والأعمال في موسكو "Novinsky Boulevard، 31". وفي المؤتمر الدولي GSM Russia ، تم تنظيم مناقشة غير رسمية من قبل ممثلي أكبر ثلاثة مشغلي الاتصالات المتنقلة الروسية: MTS و MegaFon و VimpelCom. جلسوا على المنصة على كراسي على طاولة القهوة مع باقة من الزهور ، مما خلق جوًا غير عادي تمامًا لمثل هذه الأحداث وسهل حوار المشاركين.

من المهم للغاية تنظيم اتصالات المندوبين والمتحدثين. يجب أن يكون لبرنامج المؤتمر ما يكفي من الوقت المخطط للمناقشات والتواصل الرسمي وغير الرسمي. ومن المثير للاهتمام ، أن تفضيلات جمهور المؤتمر تختلف باختلاف الصناعة: على سبيل المثال ، يهتم الممولون والمحامون بشكل أساسي بمحتوى الحدث ، والمحتوى ذي الصلة والحالات العملية ، في حين أن المتخصصين في سوق الاتصالات ، والجزء غير الرسمي من المؤتمر والتواصل المباشر مع الزملاء في ورشة العمل مهم جداً استراحات القهوة وحفلات الاستقبال والمناقشات.

إن الرغبة في مواكبة العصر تجعل من الضروري تضمين خيارات جديدة في حزمة التفويض: على سبيل المثال ، تم تشغيل نظام Expoconnection مؤخرًا ، مما يسمح للمندوبين بتحديد مواعيد وترتيب اجتماعات مع شخص مثير للاهتمام قبل المؤتمر. بعد كل شيء ، كثيرا ما نرى كيف يبرم المشاركون في المؤتمر هنا صفقة فيما بينهم. في مثل هذه الحالات ، قد يتم توفير غرف اجتماعات خاصة للمندوبين.

إن توسيع الفرص المتاحة للمندوبين في المؤتمر هو مسألة الاحتراف والإبداع لدى المنظمين. يمكن أن يكون هذا عبارة عن مجموعة مختارة من الكتب وبيعها حول موضوعات الحدث والتقارير التحليلية ونصوص القوانين في مجلد المندوب والأقراص المدمجة وأسئلة الرسائل القصيرة للمتحدثين والعديد من الخيارات الأخرى التي تتوافق مع تنسيق الحدث وحالته.

على الرغم من حقيقة أن شركة مؤتمرات مهنية ولدت في بلدنا منذ ما لا يزيد عن عشر سنوات ، إلا أنني أقيم مستقبلها بشكل إيجابي للغاية. الآن تم إتقان سوق الفعاليات والمؤتمرات في روسيا بما لا يزيد عن 15-20 ٪ ، في حين أن الزيادة في عدد الأحداث ستصاحبها بلا شك زيادة في جودتها وفعاليتها.

الخطوة 1. تطوير استراتيجية

ابدأ بالتخطيط العام. تحتاج إلى كتابة مفهوم واضح للحدث ، ويفضل أن يكون ذلك في وثيقة منفصلة.

لمن عقد الاجتماع. من هو جمهورك المستهدف الرئيسي؟ يجب أن ترسم حرفيًا عدة صور لحضور مؤتمر نموذجي. أجب عن الأسئلة:

  • مهن الطلاب. ماذا يفعلون؟ ما المناصب التي يشغلونها؟ هل سيكون من المثير للاهتمام لفناني الأداء والمديرين ورجال الأعمال؟ على سبيل المثال ، في استراتيجية حول كيفية إنشاء مؤتمر حول إنشاء عمليات الهبوط ، سيكون هناك متخصصون في مجال التسويق ، ومديرو التسويق ، وأصحاب الشركات الصغيرة في آسيا الوسطى.
  • فكر فيما يتعلق بممثلي آسيا الوسطى. أي نوع من "الألم" لديهم؟ واستمرارًا في المثال ، سيكون البحث عن المقاولين الجيدين مثيرًا للاهتمام لرجال الأعمال وتتبع KPI للمديرين وأدوات التشغيل الآلي لفناني الأداء.
  • حيث يتواصل ممثلو آسيا الوسطى حول موضوع المؤتمر. البحث عن المنتديات ، ومجموعات الملف الشخصي في الشبكات الاجتماعية ، والمحادثات في Telegram. حاول الوصول إلى أكبر عدد ممكن من القنوات.

عندما يكون لديك إجابات على هذه الأسئلة ، يمكنك التعبير بوضوح عن فكرة الحدث والقيام بالترويج.

اقرأ المزيد حول كيفية تشكيل موضوعات للمدارس وورش العمل والمؤتمرات عبر الإنترنت في مقابلة مع مدير تطوير ACCEL Alexei Streltsov.

الخطوة 2. البحث عن مكبرات الصوت

قم بإعداد قائمة تقريبية من الأشخاص المهتمين بجمهورك المستهدف. حاول أن لا تجد الأشخاص المشهورين الذين يمارسون العروض عبر الإنترنت فحسب ، بل وأيضًا قادة الرأي المتخصصين. يمكن أن يكون مسؤولو المنتديات النشطة وممثلي الشركات المنشورة في وسائل الإعلام المتخصصة وأصحاب جمهور كبير ومجموعات على فكونتاكتي وفيسبوك.

قم بتكوين خطاب لا يدعو الناس فقط للتحدث. قدم موضوعًا لتقريرهم ، واشرح المشكلات التي يريد الجمهور حلها من خلال عرضهم التقديمي.

استفد من المتحدث - وضح عدد الأشخاص الذين تخطط لجذبهم إلى المؤتمر ، وما هي التغطية المخطط لها. إذا كان التنسيق الخاص بك يسمح للمتحدثين ببيع منتجاتهم ، فقل ذلك في خطاب.

هذه هي قائمة المتحدثين المناهضين للمؤتمر في بالي من ACCEL

الخطوة 3. إعداد البرنامج

يجب أن يكون المنصب الرئيسي في برنامج المؤتمر خبيرًا في مدرستك عبر الإنترنت. إذا كنت تخطط لعقد اجتماع لعدة أيام ، فحاول إعداد تقاريره يوميًا.

ضع مكبرات صوت عالية في منتصف أو نهاية الاجتماع. أشر إلى أنه يمكن تغيير المواعيد النهائية ، لذا فإن المشاهدين أفضل حالًا من حضور جميع التقارير.

تحقق من لمحة مختصرة عن مؤتمر بالي لمكافحة الإرهاب لعام 2019.

لا تنس أن تذكر أنه سيكون هناك ملاحظات الخبراء من الاجتماع. بالنسبة لأولئك الذين سيشاركون في المؤتمر بأكمله ، قم بإعداد مكافأة - قد يكون هذا كتابًا إلكترونيًا واستشارة ومواد أخرى مفيدة.

إذا كنت تخطط لبيع تسجيلات من المؤتمر ، فقل ذلك في نهاية البرنامج - حتى يتسنى لأولئك الذين ليس لديهم وقت لحضور الاجتماع بأنفسهم أن يخططوا لعملية الشراء.

يجب أن يكون برنامجك محددًا ومفهومًا لأي مبتدئ

الخطوة 4. البحث عن شركاء

لتنظيم مؤتمر ناجح عبر الإنترنت ، لا يكفي وجود برنامج جيد وتحديد المواقع. تبحث عن شركاء من مكانه الخاص بك.

افعل معهم على نظام مشابه للمتحدثين - قم بعمل قائمة كاملة بالشركة والعلامات التجارية التي يمكنك من خلالها تقديم تعاون. قدم اقتراحًا تشير فيه إلى نطاق الحدث ، والقنوات الإعلانية المخططة ، وقائمة المتحدثين الذين وافقوا بالفعل على المشاركة والذين دعوتهم.

تقديم تفاصيل الشركة ، وإرسال رسائل شخصية. سيئ - رسالة في تنسيق "دعنا نقدم لك شيئًا ما للمؤتمر". جيد - "إيفان إيفانوفيتش ، في مثل هذا المؤتمر ، سيكون لدينا العديد من العملاء المحتملين لشركتك. نحن ندعوك لتقديم جمهورنا لمنتجك. دعنا نقايض - لديك ثلاثة وصول غير محدود إلى خدمتك للسحب ، منا تنظيم المسابقة بالإضافة إلى لافتة كبيرة على الصفحة الرئيسية للمؤتمر "

الخطوة 5. إعداد منصة التقنية

تحتاج إلى اتخاذ قرار مسبق بشأن النظام الأساسي الذي سيعقد المؤتمر. بخلاف ندوة الويب العادية ، يجب عليك تحويل القناة الرئيسية إلى مكبرات الصوت ، لذا ابحث عن نظام أساسي به هذه الميزات.

إذا كان هناك ما يتراوح بين 30 إلى 100 شخص يخططون لحضور المؤتمر ، واستخدام الخدمات المدفوعة - سيكون هناك مزيد من الموثوقية ، ولن يكون هناك خطر أن يتوقف الحساب عن الاستجابة في الوقت المناسب.

نحن نعمل في GetCourse - بالإضافة إلى البث المباشر وتسجيل الندوات عبر الإنترنت ، تم دمج نظام التحليلات هناك. هناك وصول تجريبي - استكشاف قدرات هذه المنصة أو العثور على تناظرية مناسبة.

هذه هي الطريقة التي تبدو بها واجهة تمرير كلمة إلى متحدث آخر في GetCourse - كل شيء بسيط وبسيط

الخطوة 6. جعل المواد الترويجية

قم بترقية مؤتمر عبر الإنترنت على جميع القنوات حيث يمكنك الوصول إلى جمهورك المستهدف:

  • تقديم إعلان بلوق ،
  • قم بإعداد رسالة إخبارية للمشتركين لديك - فقط 3-4 رسائل مع إعلان وقصة حول البرنامج ومعلومات مفصلة عن المتحدثين والشركاء كافية. إذا كانت هناك مثل هذه الفرصة ، فقم بمشاركة المواد المفيدة مسبقًا - حتى يتلقى الجمهور المستهدف تأكيدًا على فائدة المؤتمر ،
  • قم بإنشاء فيديو للدعوة ، وانشره على Youtube ،
  • قم بعمل لقاءات على الشبكات الاجتماعية ، واكتب عدة مشاركات مع الإعلانات والدعوات ،
  • اجمع الصفحة المقصودة. منشئ حر ، على سبيل المثال ، تيلدا ، هو أيضا مناسبة.

إذا قررت العمل مع النظام الأساسي لعقد المؤتمرات ، وتحميل المواد الإعلانية هناك - سيتم ربط التحليلات تلقائيًا ، فسيكون من السهل حساب سعر المشترك والمستمع في المؤتمر.

يكتسب الاتجاه في المؤتمر عبر الإنترنت زخماً - حيث يتجمع عشرات الآلاف من الأشخاص في نفس الوقت

الخطوة 7. تشغيل الترويج

المؤتمر جاهز تقريبا. أنت الآن بحاجة إلى العثور على أهم شيء - المستمعين. من الأفضل أن تأخذ رسومًا رمزية ولكن رسوم المشاركة. لا يأخذ الناس على محمل الجد الأحداث الكبيرة التي تقام مجانًا.

جرب مخطط التحويل النقدي المعتاد لمدرسة عبر الإنترنت - يتم بيع المواد الرئيسية ، ولكن هناك "وصول تجريبي". اجعل ندوة عبر الإنترنت مجانًا حول موضوع المؤتمر قبل بدء الاجتماع بأسبوع واحد. أظهر فائدة الخبير الخاص بك ، واشرح ماهية التحول الذي ينتظر المشاركين في الحدث الكامل.

تتمثل إستراتيجية الترويج الرئيسية في الإعلان المستهدف للسياق والقوائم البريدية والإعلانات من قادة الرأي. اقرأ التعليمات التفصيلية حول كيفية الترويج لورشة عمل مجانية.

الخطوة 8. عقد مؤتمر

قبل المؤتمر ، ذكر جميع المشاركين بالحدث عن طريق البريد. قم بإعلانات قبل يوم من الاجتماع في جميع الشبكات الاجتماعية. اطلب من المتحدثين والشركاء تكرار التسجيل في جميع الأماكن.

خلال المؤتمر ، قم بالبث المباشر على الشبكات الاجتماعية - أخبر الأطروحات المثيرة للاهتمام ، واكتب مقتطفات من المشاركين ، ونشر مواد مفيدة. يجب أن يفهم الناس أنهم يفتقدون شيئًا مهمًا وممتعًا.

المكافأة: ماذا تفعل بعد المؤتمر

عندما ينتهي الاجتماع ، يستمر عملك. اجمع كل مقالات الويبينار ، واستخدم بعضها كمواد ترويجية لمدرستك على الإنترنت.

سجل في جميع القنوات مع عرض لشراء ندوات عبر الإنترنت. لا تنس أن تكتب كحل لكل خطاب - قصة قصيرة حول ما قاله المتحدث.

جمع ردود الفعل. قم بإنشاء استبيان في نماذج Google ، واطلب من المشاركين تقييم التنظيم العام للمؤتمر وكل متحدث على حدة. في المقابل ، وعد خصم صغير على موعدك القادم.

إذا كنت ترغب في أن تصبح منتجًا للحدث ، فاكتسب معرفة منهجية في تشجيع ودعم مجتمع كبير من المحترفين ، تفضل بزيارة منتدى الويب المجاني في ACCEL. نحن نحب المساعدة في تشغيل مدارس مربحة عبر الإنترنت - المستقبل يكمن في مثل هذا التعليم.

1: تأكد من أن الحدث الخاص بك مطلوب

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?

Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. هل هذه المشكلة قريبة من الناس؟ هل يعد المؤتمر الخاص بي بالمساعدة ، وهل يرغب العملاء في المشاركة فيه؟

- جوناثان كان (#Dareconf)

تنظيم المؤتمرات أغلى مما تتخيل. حتى لا تنهار ، تأكد أولاً من وجود طلب. يمكنك البدء بأنشطة استخبارات منخفضة التكلفة - تنظيم مناقشات على الشبكات الاجتماعية. يمكنك معرفة القليل عن الطلب وإتاحة الفرصة للمناقشة مع الأشخاص بالطريقة التي تفكر بها في المؤتمر. أو ، كما ينصح جيف كروم:

تركز أفضل المؤتمرات التي رأيتها على الإنشاء والدعم الأولي للمجتمع ، وبعد ذلك يتم تنظيم الأحداث بالفعل لاجتماعاتهم الشخصية. هذا يؤدي إلى المزيد من المؤتمرات النشطة عندما يرغب الناس في المشاركة فيها ، وليس فقط أن يكونوا هناك.

- جيف كروم (مؤتمر ديلايت)

بالنسبة إلى مؤتمر Enterprise UX 2015 ، فإننا نعمل بالفعل مع الجمهور بعدة طرق ، بما في ذلك تنظيم مناقشات ومشاورات شهرية. في البداية ، ناقشنا فكرة عقد مؤتمر مع العديد من محاورينا في العديد من الشبكات الاجتماعية ، وكان رد فعلهم مثل: "حسنًا ، أخيرًا ما يفعله!".

2: حدد نوع الحدث

جاريد بكرة يحدد خمسة أنواع من الأحداث. النوع يؤثر بشكل كبير على تطوير البرنامج ، واختيار المكان وتكلفة التذاكر ، ناهيك عن أشياء أخرى.

ذات صلة: أحداث مثل IA Summit و UXPA والتفاعلات ، حيث يلتقي الأشخاص الذين يعملون في نفس المشروع. في أغلب الأحيان ، هذه هي الطريقة الوحيدة لمقابلة أشخاص يقومون بشيء مشترك معك. عادة ما يشاركون الخبرة والتكنولوجيا.

الشبكة: نظمت من قبل أصحاب رؤوس الأموال. البرنامج ذو أهمية ثانوية بعد النشاط الاجتماعي ، عندما يجتمع الناس والتعرف. فترات الراحة الطويلة والاجتماعات أكثر أهمية من المحاضرات.

التسوق: معرض السفر للبيع والتجارة. مساحة المعرض هي أكثر أهمية من المحاضرات ، والتي عادة ما تكون مجرد إعلانات تدفع من قبل الرعاة. أمثلة - Macworld و CES

التعليمية: يرغب الزوار في تعلم تقنيات جديدة واكتساب المهارات. من المهم من يقدم العروض وما هو الموضوع. يتم تقليل الأنشطة الاجتماعية.

أكاديمي: مصمم لاستقبال الروابط في المنشورات. أمثلة: CHI و UIST و SIGGRAPH. تتم مراجعة الأعمال من قبل الجمهور ونشرها ، بحيث يمكن للمؤلفين الحصول على درجات الذكر اللازمة لشهاداتهم الأكاديمية.

يكمن خطأ بدء المنظمين في أنهم لا يأخذون في الاعتبار أن أنواع المؤتمرات المختلفة تتطلب تنسيقات وهياكل مختلفة. الهجينة العمل بها بشكل سيء. يؤثر نوع الحدث على كل شيء من وقت إلى آخر حتى إدارة البرنامج.

- Jared Spool (أكثر من 35 مؤتمرًا على مدار 20 عامًا)

إذا كان المؤتمر الخاص بك غير مخصص لجمهور واسع:

فقط عن طريق الدعوة ، دون قبول الطلبات من الخارج ، حتى لا تهتم بنظام التطبيق إذا كنا نعرف من نريد دعوتهم.

- دان ستسوك وجو وونغ (يو إكس هونج كونج)

3: إذا كنت لا تهتم بالتفاصيل ، فسيهتم المشاركون بها.

كل التفاصيل مهمة. في اجتماع المصممين ، تأكد من أن جميع الأشياء الصغيرة تتم بشكل صحيح. المهنيين في مجال الخصائص السلوكية للمستخدمين ينتقدون كل هذا ، وسوف يناقشونه أثناء الحدث ، وسيؤثر هذا الانطباع على الانطباع العام للحدث.

- كورنيليوس ريهيرو (أوكسمب أوتاوا)

التفاصيل مهمة على المدى الطويل. إذا أخبر الزائرون كيف تم تنظيم كل شيء جيدًا ، فسيؤثر ذلك بشكل إيجابي على عودتهم في المرة القادمة. ويعني هذا أيضًا أنك حققت أداءً جيدًا هذه المرة ، وفي المرة القادمة ستحتاج فقط إلى صقل الخشونة ، وليس إعادة كل شيء من نقطة الصفر.

من الأفضل السير عبر البرنامج بأكمله من منظور المشاركين المختلفين:

البقاء في مكان ليس فقط من الزوار ، ولكن أيضًا للمتحدثين والرعاة والمتطوعين والمضيفين والصحافة وحراس الأمن والزوار العاديين ، إلخ. دراسة وتخيل ما يحتاجونه قبل وأثناء وبعد الحدث. سيكون من الجيد التفكير في التفاصيل المختلفة ، لكن لا تنسَ الاحتياجات الأساسية وفقًا لهرم ماسلوف.

- Grant Carmichael (Midwest UX، TEDxGrandRapids)

4: الحصول على مساعدة من المهنيين

في واحد أو اثنين من الأحداث الأولى ، جذب المتخصصين الذين ينظمون الأحداث. اللوجستية عند العمل مع الفنادق ، والقوائم ، والإنترنت ، وموقع أماكن العمل ، والتدفقات ، والتسجيلات ، والمبالغ المستردة هي مجرد كابوس.

- كريستينا هالفورسون (أحداث كوناب)

نظرًا لتعقد الحدث ، فأنت بحاجة إلى التعلم من الآخرين.

5: فصل المسؤوليات من البداية

لا تأخذ المؤتمر إلى عدد قليل جدًا من الناس. قسّم الفريق إلى عدة مجموعات ، يكون كل منهم 1-2 أشخاص مسؤولين عن ذلك ويديرونه. العمل مع المتحدثين ، الرعاة ، التصميم ، الميزانية ، المتطوعين ، المحتوى ، العلاقات العامة ، الإنتاج ، التذاكر ، التفاصيل الدقيقة القانونية - كل هذا يجب معالجته. تابع عمل المجموعات ، واجعل الفريق بأكمله يتحدث دوريًا عن تقدمهم مع بعضهم البعض.

- Grant Carmichael (Midwest UX، TEDxGrandRapids)

لقد أدركنا مبكرًا أن العمل مع المستندات يجب أن يبدأ من البداية:

لا تقلل من الوقت الذي سيتم إنفاقه على أشياء مملة مثل تغيير التسجيلات ومعالجة الحسابات والإجابات على البريد الإلكتروني للأسئلة التي قمت بتغطيتها بالفعل بالتفصيل على الموقع.

- دونا سبنسر (UX أستراليا)

المتطوعون رائعون ، ولكن تأكد من أن الوكلاء يعملون معك أيضًا. من ثلاثة إلى أربعة أشخاص يمكنك الاعتماد عليهم دون التخفيض إلى الإدارة المصغرة.

- Jared Spool (أكثر من 35 مؤتمرًا على مدار 20 عامًا)

7: علاج عملك

سواء كنت ترغب في ذلك أم لا ، ولكن المؤتمر هو عمل محفوف بالمخاطر:

يمكن للأشخاص حجز تذكرة وعدم الدفع ، وتجاهل تذكيرات الدفع وإلغاء كل شيء في اللحظة الأخيرة. يعد هذا أمرًا سيئًا بشكل خاص بالنسبة للمؤتمرات ذات الإعاقة ، حيث خسرت أموالًا وفرصة لبيع مكان ما. كان من الأسهل بالنسبة لي أن أعيش لو أدركت كيف يمكن للناس أن ينجبوا أطفالًا ، وكنت سأكون أكثر ثباتًا ومطاردة بعد الدفع وإلغاء أولئك الذين لم يدفعوا.

- دونا سبنسر (UX أستراليا)

من المحتمل أن يشير دائنوك بوضوح إلى ما يريدون منك. أيضًا ، يجب أن توضح للمشاركين بوضوح ماذا وكيف ومتى يحتاجون إلى التسجيل (أو الإلغاء). الحديث عن التذاكر: يؤمن Jared Spool بأنه يجب ألا تقلل من شأنهم:

يتم تنظيم الأحداث المجانية لبيع شيء ما. اعتاد الناس على دفع ثمن. إذا اخترت سعرًا منخفضًا للغاية ، فسوف تخيف أي شخص يعتقد أن جودة الحدث ستوافق عليه.

وبالطبع ، يجب تغطية جميع النفقات. استخدم الصيغة التالية:

انتقل إلى الصفر = النفقات الثابتة / (التكلفة - النفقات المتغيرة)

بادئ ذي بدء ، من الضروري تقييم التكاليف المتغيرة والثابتة (التكاليف الثابتة هي تكاليف وضع المشارك الأول. المتغيرات هي تكاليف كل واحد لاحق).

بعد تحديد التكاليف ، اختر السعر وانظر إلى الصيغة. العب بأرقام حتى تكون متأكدًا من أنك ستحقق أرباحًا على أي حال. هذا هو أول شيء نفعله في كل مؤتمر. ثم نقارن باستمرار هذه الأرقام مع الواقع. ساعدنا ذلك في تعلم كيفية تقييم الأحداث بشكل جيد وكيفية جعل كل مؤتمر مربحًا.

- Jared Spool (أكثر من 35 مؤتمرًا على مدار 20 عامًا)

8: البيع ، ولكن لا تبيع للرعاة

الرعاة مهمون ، لكن الأهم هو انطباع المشاركين عن المؤتمر.

امنح الرعاة الفرصة للإعلان عن منتجاتهم وخدماتهم ، ولكن لا تدع الحدث يعمل. لا أحد يحب الخطب من الرعاة أو إعلاناتهم. هذا غير محترم للأشخاص الذين دفعوا ثمن التذكرة.

- برونو فيجوردو (يو اكس لشبونة)

9: أعط الناس استراحة (وبول)

من الجيد أننا أدركنا أنه من الأهمية بمكان أن تأخذ الكثير من فترات الراحة حتى يتمكن الأشخاص من الدردشة من عمل الكثير من التقارير

- كاميرون كوسكون (بروكلين بيتا)

في بعض الأحيان ترغب في دفع المزيد إلى البرنامج - لكن الإيقاع مهم جدًا. يحتاج الزوار إلى الاستيقاظ ، والاحماء ، والقهوة ، والتحقق من البريد ، والذهاب إلى المرحاض. تعلم أفكارًا جديدة أو ناقشها معًا أو فكر فيها بشكل خاص.

رأيت مؤتمرات حيث حاولوا دفع معلومات قيمة إلى كل ثانية ، وصنعوا وجبات غداء وعشاء مواضيعية ، ومناقشات في الحانات ... يبدو لي أن الزوار يحتاجون إلى وقت للاسترخاء والتسكع. امنحهم طعامًا ومشروبات جيدة ، وسيعمل كل شيء بنفسه.

- برونو فيجوردو (يو اكس لشبونة)

10: كن مستعدًا للدفع أو المشاركة مع المتحدثين

من المهم جدًا توثيق القواعد الخاصة بك والالتزام بها ، ونشرها حتى يتمكن المتحدثون من فهمها بشكل مفصل. بعض المتحدثين لن يوافقوا على التحدث معك بشأن قواعدك. يجب أن تكون مستعدًا للتخلي عنهم وإيجاد متكلم آخر بدلاً منهم. إنه أمر سيء عندما تختار أحد المتحدثين ، ويرفض بسبب عدم كفاية الدفع ، لكنه يحدث.

- كريستيان مانزيلا (العملاق)

ابحث عن طرق أخرى لتعويض المتحدثين ، على سبيل المثال ، عرض عليهم مقاطع فيديو مصممة بشكل احترافي لخطبهم أو مشاوراتهم مع مدرب للخطابة.

بدأنا في إعطاء المتحدثين إرشادات أساسية مثل حجم الخط ، وسنحاول قريبًا تزويدهم بدروس شفوية. من الجيد أيضًا أن يكون لديك غرفة لإعداد مكبر صوت.

- إيفا كانستي (UXPA Boston)

11: ختم المتحدثين قبل دخول المنصة

لا يقوم المتحدثون ، مثلهم مثل جميع الأشخاص ، بقراءة الرسائل ، ولا يعرفون ما تريد منهم ، ولا يعرفون كيفية وضع موعد نهائي على التقويم ، وطرح أسئلة حول ما ناقشته بالفعل عدة مرات.

- دونا سبنسر (UX أستراليا)

يقضي معظم الوقت يركض حول مكبرات الصوت

- اندي باد (يو اكس لندن)

نحن نواجه بالفعل الحاجة إلى ركلات مستمرة. إننا نشعر بالقلق لأننا وصلنا بالفعل إلى الجميع ، لكن المتحدثين يعرفون أن هذا شر لا مفر منه.

12: المكان هو أساس كل شيء

المكان التقليدي مثل الفندق أو مركز المؤتمرات ليس دائمًا الخيار الأفضل. فكر أولاً في متطلبات وقيود الحدث ، ثم ابحث عن المكان الأنسب.

وفر مكانًا يكون الناس فيه أكثر حرية حتى لا يكون باهظ الثمن. في معظم الفنادق ومراكز المؤتمرات ، يجب استخدام طعامهم ومشروباتهم ودفع جميع النفقات العامة.

- براد سميث (WebVisions)

يؤثر الموقع بشكل كبير على شعور الحدث ، لذلك تفضل بعض الأماكن الأكثر إثارة للاهتمام على سلسلة الفنادق أو مراكز المؤتمرات الكبيرة. في بعض الأحيان المراكز الثقافية تعمل بشكل جيد.

- آندي بود (يو إكس لندن)

إذا كان لديك برنامج مذهل ، فلن يهتم الزوار بالمكان الذي يذهب إليه. لقد كنت في مؤتمرات رائعة في أماكن مملة.

أول ما يوفر مكانًا هو تركيز الزوار على الغرض من الزيارة. إذا لم يكن هذا ديزني لاند أو مؤتمرا للتأمل ، فقد جاءوا للمشاركة في البرنامج ، وليس للاستمتاع بوجهات النظر. دع المكان يدعم الحدث ، وليس التنافس معه.

- Jared Spool (أكثر من 35 مؤتمرًا على مدار 20 عامًا)

13: البرنامج هو الإدارة والتصميم

برنامج المؤتمر ليس مجرد مجموعة من التقارير. يجب ربطها معًا وترتيبها بالترتيب الصحيح.

من الصعب المبالغة في تقدير أهمية البرنامج الجيد. يمكن إعداد جدول زمني في بضع دقائق ، لكن الأمر يتطلب عدة أيام لوضع بنية جيدة وسرعة وتدفق جيد. كلما كان البرنامج أكبر ، كلما تطلب الأمر تجميعه.

- ستيف Beyty (UX Australia / Interaction)

حاول أن تجعل البرنامج بمثابة بيان. إنه لأمر مدهش كم من المؤتمرات تبدو وكأنها مجموعة من الأحداث الفوضى.

- اندي باد (يو اكس لندن)

المؤتمر الجيد هو انطباع مخطط بعناية. أنا لا أقصد فقط تحسينات التصميم. هذا عرض تقديمي عاطفي وتربوي. يتم عقد مؤتمر مثالي كحدث واحد ، بحيث يتلقى جميع المشاركين إحساسًا واحدًا على مدار اليوم أو الأيام.
يشبه المؤتمر الجيد قائمة التشغيل الجيدة أو الألبوم. تضيف كل أغنية أغنيتها الخاصة ، ويهم ترتيبها. دعوة المستشارين المشهورين للتحدث هراء. نحن بحاجة للبحث عن مواهب وأفكار جديدة. من الضروري تهيئة بيئة يود فيها المتحدثون الجلوس والاستماع إلى متحدثين آخرين ، وبالتالي زيادة تدفق التعلم وتفاعل الأفكار. ولهذا عليك أن تفهم جيدًا موضوعك والأشخاص الذين يطورونه.

- جيفري زلدمان (حدث منفصل)

أفضل المؤتمرات التي قمت بتطويرها والتي تحدثت عنها أو حضرتها ، خلقت انطباعًا متعدد الطبقات جعل الانتقال من طبقة إلى أخرى أمرًا سهلاً. على سبيل المثال ، في اللحظة الأخيرة التي أقرر فيها الدردشة مع الناس ، يجب أن أكون قادرًا على القيام بذلك دون مشاكل.
تشير المؤتمرات متعددة الأغراض إلى أن الناس سوف يتنقلون بين التقارير ، لكن نادراً ما يعتقدون أن البعض سيرغب في الابتعاد عنها تمامًا. هل هناك مجال للتفكير والمناقشة؟ للرد على البريد؟ للحصول على المتعة فقط؟

- كيفن هوفمان (قمة IA)

14: كن مستعدا لملء وقفة

أظهر لي كاميرون كوسكون قيمة النكات السيئة. لقد جعلهم على استعداد لملء الإيقاف المؤقت عندما كان المتحدث مشغولاً بالشرائح أو كان هناك خلل فني. ثم تم استخدام النكات للحفاظ على الجمهور.

قد لا تكون مستعدًا لتخبر حتى عن نكتة سيئة ، ولكن لا يزال عليك التحضير لقول شيء ما حول المشكلة الإجرائية ، أو عن المتحدث التالي.

15: النظر في نظام ردود الفعل

يعتبر بعض المنظمين أنه من المهم الحصول على تعليقات من خلال نماذج الملاحظات ...

يجب أن يكون من الممكن ترك الملاحظات على الورق في الفصل الدراسي. الناس أكثر استعدادا لإجراء استعراضات مباشرة بعد التقرير. تختلف المراجعات من "أفضل حدث في حياتي" إلى "الأموال المنفقة فقط دون جدوى". إنه لأمر مدهش كم تجربة يمكن أن تختلف!

- كريستينا هالفورسون (أحداث كوناب)

يوصي آخرون استطلاعات الرأي الشخصية.

أنا أفضل أن أتلقى تعليقاتك شخصيًا من الناس من خلال استطلاعات صغيرة ، بدلاً من التورط معهم.

- برونو فيجوردو (يو اكس لشبونة)

لا تنسى مقابلة المتحدثين:

نحن دائمًا لا نجمع آراء المتحدثين فحسب ، بل نعطي أيضًا الفرصة لتقديم تعليقات مجهولة. في بعض الأحيان ، تكون هذه هي الطريقة الوحيدة للتعرف على أوجه القصور ، خاصة ذات الطبيعة الخاصة - الدفع ، الإعداد ، إلخ.

- أنماط الأغنية (البيئات للبشر)

16: خطط بعناية

مرة واحدة لم نعلق أهمية كبيرة على إهدار الجهود للحفاظ على صحتنا ، والآن نحن نحاول إصلاحه. أيضًا ، قام منظمو المؤتمرات بخفض الزوايا ، والتقليل من تكلفة التذاكر أو عدم دفع مكبرات الصوت. كل حل وسط يخلق نمطًا يزداد صعوبة اختراقه بمرور الوقت.

- أساليب آري (البيئات للبشر)

17: اترك الوقت لحضور مؤتمرك

كن في حذاء زائر هذا الحدث الخاص بك.

في كل مؤتمر ، أحاول دائمًا المشاركة في المؤتمر كما لو كان حدثًا لشخص آخر. لنفترض أنني أخرج جهاز كمبيوتر محمول وأحاول تدوين الملاحظات. لذلك ، أخطط للعمل حتى يكون هناك وقت لمثل هذه الأشياء.

- كريستوفر شميت (البيئات للبشر)

شاهد الفيديو: كيفية الحصول على دعوة رسمية من معرض او مؤتمر من اجل الفيزا (أغسطس 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send